Разбираем, откуда на самом деле берётся перегрузка в проекте — и как выстроить работу по-другому.
Как управлять архитектурным проектом: канбан вместо почты и чатов
Координация любого проекта — задача совсем не из лёгких, а управление архитектурным проектом — и вовсе задача со звёздочкой. ГИПы, ГАПы, архитекторы, конструкторы, смежники, рабочая документация, согласования, совещания, выдачи — всего и всех в этом процессе очень много. Не потеряться в этом хаосе сложно. Но возможно — если изменить подход к инструментам управления задачами.
Откуда появляется хаос в архитектурном проекте
Предположим, у нас есть идеальный архитектурный проект. Заказчик с чётким и неизменным ТЗ, достаточно специалистов, адекватные сроки.
Проходит два месяца — и проект всё равно становится хаотичным, все сотрудники уставшие и выгоревшие.
Что случилось?
Случились привычные методы работы в проекте.
Проходит два месяца — и проект всё равно становится хаотичным, все сотрудники уставшие и выгоревшие.
Что случилось?
Случились привычные методы работы в проекте.
- Один отправляет накопленные вопросы в большом вордовском файле на почту. Другой отвечает в Вотсапе скринами.
- Третий и четвёртый выясняют, почему в модели всё-таки удалены все лестницы, в воздухе летает аргумент: «ну помнишь, мы же договаривались?»
Выгорание происходит не от самого проекта, а от количества микродействий в нём. И дело не в людях — дело в инструментах.
Почта, мессенджеры, облако: почему привычные инструменты не справляются с архитектурным проектом
«Тебе куда отправить: в телегу, на почту или в макс?»
Хорошо, когда вариантов много. Кажется, отправь по всем фронтам — и информация точно не потеряется. Но не совсем.
Хорошо, когда вариантов много. Кажется, отправь по всем фронтам — и информация точно не потеряется. Но не совсем.
Мессенджеры
Отличный способ коммуникации — быстро, видно, прочитано или нет. Но в проекте есть проблема: сообщение теряется в потоке диалога. Коллега спросил про фасадный узел, оффтопом спросил про обед, потом стикер, потом гифка — и до сообщения про узел теперь нужно скроллить. Ещё хуже — сообщения можно удалять и изменять, а значит, договорённостям не место в чате.
Отличный способ коммуникации — быстро, видно, прочитано или нет. Но в проекте есть проблема: сообщение теряется в потоке диалога. Коллега спросил про фасадный узел, оффтопом спросил про обед, потом стикер, потом гифка — и до сообщения про узел теперь нужно скроллить. Ещё хуже — сообщения можно удалять и изменять, а значит, договорённостям не место в чате.
Почта
Самый устоявшийся способ рабочего общения. Письмо есть в отправленных, файлы прикреплены, внизу подпись «С уважением». Но затем письмо висит без ответа два дня, растягивая решение вопроса из 10 минут в неделю. Причина — простое «сорри, не увидел».
Самый устоявшийся способ рабочего общения. Письмо есть в отправленных, файлы прикреплены, внизу подпись «С уважением». Но затем письмо висит без ответа два дня, растягивая решение вопроса из 10 минут в неделю. Причина — простое «сорри, не увидел».
Облачные хранилища
Хороший способ обмена файлами: удобно выдавать задания, передавать материалы заказчику, складировать референсы. Но файлы могут устареть или обновиться без ведома остальных, а ссылка всё так же может потеряться в потоке диалогов.
Хороший способ обмена файлами: удобно выдавать задания, передавать материалы заказчику, складировать референсы. Но файлы могут устареть или обновиться без ведома остальных, а ссылка всё так же может потеряться в потоке диалогов.
Всё перечисленное может работать для личных задач. Но уже не выдерживает объём большого, сложного архитектурного проекта. Возникает необходимость в едином пространстве, где фиксируются все решения, задачи и ход мыслей команды.
Канбан в архитектурном бюро: как метод стикеров превращается в систему управления проектом
Метод канбана знаком каждому, у кого монитор в своё время был заклеен разноцветными стикерами с задачами или кто пользуется заметками в телефоне.
По сути своей канбан — это всё те же стикеры и заметки, рассортированные по колонкам с соответствующей темой. Вся конструкция помещена на общую доску, доступ к которой есть у одного человека или у всей команды проекта.
Сегодня существуют десятки сервисов канбан-управления, но почти все они остаются универсальными и не учитывают специфику проектирования. Futurello пошёл другим путём — его специально создали под реалии архитектурных бюро, с учётом работы с BIM-моделями и проектной документацией.
Канбан-доска для архитектурного проекта: что умеет Futurello
Колонки, карточки, метки: как превратить хаос замечаний в структуру
На примере онлайн-доски в Futurello можно увидеть, как создать единое место для всех решений и всей коммуникации проекта: отдельные колонки для вопросов от каждого раздела (АР, КР, ИОС), первая колонка — ключевая информация по проекту, отдельный блок — сроки.
Что меняется в работе команды с Futurello
Контакты всей команды в одном месте: больше никакой паники «у тебя есть номер конструктора?»
«Мне нужен номер этого конструктора, срочно» — то самое тревожное сообщение, которое запускает мгновенную панику, потому что номера у тебя нет. Поиск затягивается, время идёт, все нервничают, вопрос не решается.
В Futurello есть карточка с контактным листом проекта. Открыл доску — сразу понял структуру команды.
В карточке: список всех участников проекта, роли (АР, КР, ИОС, ГАП), телефоны, почта. Карточка закреплена в колонке с общей информацией, не теряется среди задач и не уходит в архив.
Прозрачная коммуникация: кто прочитал замечание и когда
Одна из самых неприятных ситуаций в проекте — появляется важное замечание, но ты не уверен, что его вообще кто-то увидел и взял в работу.
Например, типичная ситуация: сети уже есть, а отверстий под них в модели нет. Оставляешь замечание — и непонятно:
Например, типичная ситуация: сети уже есть, а отверстий под них в модели нет. Оставляешь замечание — и непонятно:
- его вообще кто-то видел?
- оно уже в работе или нет?
- кто за это отвечает?
Хочется просто понять: процесс идёт или всё зависло.
В Futurello с этим проще — без угадайки:
В Futurello с этим проще — без угадайки:
- добавил человека в карточку → он сразу получил уведомление (в системе и на почту);
- нужно привлечь внимание → можно тегнуть в комментарии;
- видно, кто открывал карточку и когда;
- видно, прочитано сообщение или ещё нет;
- можно понять, заходил ли человек на доску в целом.
В итоге всё прозрачно: ты не гадаешь, а точно знаешь, что замечание увидели и что с ним происходит.
Скрин привязан к модели: переход к нужному месту в Revit без осей и отметок
Ситуация: проёмы в архитектурной и конструктивной модели не совпадают.
Тебе приходит скрин проблемы, но нет ни осей, ни отметок и никого понимания какая это секция или модель.
Тебе приходит скрин проблемы, но нет ни осей, ни отметок и никого понимания какая это секция или модель.
Futurello сохраняет контекст: в какой модели сделан снимок, с какого ракурса и в какой точке.
Поэтому вместо поиска достаточно нажать «Показать в модели» — и Revit открывает именно тот вид и то место, где был сделан скрин, неважно в модели какого раздела проектирования создан снимок.
Снимок должен быть сделан скриншотером Future Cap — именно он умеет сохранять не только 2D-информацию, но и данные о положении камеры Revit.
Посмотреть и покрутить модель без Revit: встроенный просмотрщик для заказчика и смежников
Иногда посмотреть модель нужно не только архитекторам и конструкторам, но и менеджерам, заказчикам, смежникам — у которых зачастую нет ни Revit, ни другого специального ПО. В Futurello модель можно открыть прямо на доске с помощью встроенного просмотрщика. Можно загрузить сразу несколько моделей (генплан, ИОС) и переключаться между ними.
Подготовка к совещанию и фиксация решений: вся команда в одном контексте
Futurello становится вашим личным помощником на совещаниях: вы добавляете в колонку вопросы к обсуждению, замечания и спорные моменты.
Во время совещания вы видите обновленные модели всех разделов и можете связывать решения и вопросы с помощью меток в карточках. Одним кликом по метке вы мгновенно переходите к нужной части модели или принятым решениям.
После совещания все договорённости сохраняются на доске и доступны всей команде — даже тем, кто не участвовал во встрече или работает из другого города.
После совещания все договорённости сохраняются на доске и доступны всей команде — даже тем, кто не участвовал во встрече или работает из другого города.
Референсы, мудборды и материалы — на доске проекта, а не в личных папках
Ни один архитектурный проект не обходится без референсов. Их можно хранить у себя в папке, можно создать доску в Пинтересте. А можно положить на безразмерный холст в Futurello — так они будут закреплены на доске проекта, оставаясь важной его частью. Картинки переносятся с компьютера или перетаскиваются мышкой прямо с сайта.
Дедлайны на временной шкале: меньше тревожности, больше понимания
«У нас в мае или июне рабочка начинается? Когда экспертиза? Я могу в отпуск уйти или мы выдаёмся?»
Такие вопросы появляются, когда нет общей картины по срокам — и из-за этого растёт тревожность. Ориентироваться в дедлайнах и ключевых датах поможет временная шкала Futurello. Видишь весь таймлайн проекта: когда начинается каждый этап, где ключевые даты и что будет дальше. В случае изменений ты узнаёшь об этом сразу, а не в последний момент, тем самым снижая тревогу.
Что даёт канбан-доска архитектурному проекту
- Структуру: все вопросы распределены по темам и участникам, ничего не теряется.
- Прозрачность: больше никаких «я не видел / я потерял» — все собраны в одном пространстве, у всех прямое общение друг с другом.
- Наглядность: видны вопросы проекта, скрины связаны с моделью, референсы и материалы — рядом.
- Время: меньше тратится на микрозадачи, больше — на решение конкретных вопросов. И отдых.
Переход к канбан-доскам в управлении архитектурным проектом — логичный и давно назревший шаг. Вопрос лишь в том, усложнит этот переход работу или сделает её проще.
Канбан-доска для архитектурного бюро — это не про усложнение процессов, а про их честную фиксацию. Futurello строит именно такой инструмент: чтобы архитектор тратил время на проект, а не на его координацию.
Канбан-доска для архитектурного бюро — это не про усложнение процессов, а про их честную фиксацию. Futurello строит именно такой инструмент: чтобы архитектор тратил время на проект, а не на его координацию.